Weclapp automatisieren: wo anfangen?
Die meisten Betriebe haben mehr Ideen als Zeit. Wer zuerst sammelt, dann prüft, was Weclapp schon kann, und erst danach baut, spart sich Umwege und Geld.
Auf einen Blick
- Nicht mit dem Werkzeug anfangen, sondern mit den Abläufen
- Erst prüfen, was Weclapp selbst mitbringt
- Mit einem Ablauf starten, nicht mit allen
- Klein anfangen und danach ausbauen
Nicht mit dem Werkzeug anfangen
Viele Gespräche beginnen mit einer Lösung: eine Schnittstelle, ein Dashboard, etwas mit KI. Das ist verständlich, führt aber oft am eigentlichen Problem vorbei. Die bessere Frage lautet: Wo geht in Ihrem Betrieb jede Woche Zeit verloren, weil jemand Daten von einem Ort an einen anderen überträgt?
Ich gehe dafür immer in derselben Reihenfolge vor. Zuerst die Abläufe verstehen, dann schauen, was Weclapp schon kann, und erst dann individuell entwickeln.
1. Abläufe sammeln
Schreiben Sie eine Woche lang auf, welche Handgriffe rund um Weclapp immer wiederkommen. Zu jedem Ablauf genügen vier Angaben:
Wie oft?
Täglich, wöchentlich, monatlich. Häufige Abläufe lohnen sich schneller.
Wie lange?
Die Zeit pro Durchgang, grob geschätzt. Zusammen mit der Häufigkeit ergibt das den Aufwand im Monat.
Wer?
Wer macht es heute, und was passiert, wenn diese Person fehlt?
Wie fehleranfällig?
Wo schleichen sich Tippfehler ein, und was kostet ein Fehler?
Das muss keine grosse Analyse sein. Eine einfache Liste reicht, damit wir im Erstgespräch über Ihre echten Abläufe sprechen statt über Annahmen.
2. Prüfen, was Weclapp schon kann
Bevor etwas entwickelt wird, gehört jeder Ablauf gegen den Standard geprüft. Weclapp bringt einiges mit, das oft übersehen wird:
Import-Assistent
Kunden, Artikel, Preise und Bezugsquellen lassen sich per Vorlage einlesen. Übersicht in der Weclapp-Dokumentation.
Fertige Shop-Anbindungen
Für Shopware, Shopify, Magento, PrestaShop und WooCommerce gibt es Anbindungen von Weclapp selbst.
DATEV-Export
Die Übergabe an den Steuerberater ist bereits vorgesehen.
Erweiterungen im Weclapp-Marktplatz
Für manche Aufgaben gibt es fertige Erweiterungen anderer Anbieter. Ob eine davon zu Ihrem Ablauf passt, prüfe ich mit Ihnen.
Was der Standard sauber abdeckt, sollte man nicht nachbauen. Individuelle Entwicklung lohnt sich dort, wo er aufhört.
3. Den richtigen ersten Ablauf wählen
Vom Rest der Liste nehmen Sie nicht den grössten Ablauf, sondern den, der am schnellsten zeigt, ob sich Automatisierung für Sie lohnt:
Er kommt häufig vor
Was jede Woche anfällt, spart schneller Zeit als der Jahresabschluss.
Er ist klar abgegrenzt
Ein Anfang, ein Ende, eindeutige Regeln. Je weniger Ausnahmen, desto schneller steht die Lösung.
Das Ergebnis ist messbar
Sie sehen nach wenigen Wochen, wie viel Zeit weniger draufgeht und ob weniger Fehler passieren.
Ein Fehler ist nicht teuer
Für den Einstieg eignet sich ein Ablauf, bei dem ein Ausrutscher auffällt, bevor er Schaden anrichtet.
4. Klein starten, dann ausbauen
Der erste Ablauf ist auch ein Test für die Zusammenarbeit: Sie sehen, wie ich arbeite, und ich lerne Ihr Weclapp und Ihre Abläufe kennen. Läuft er stabil, kommt der nächste dazu. Oft baut der zweite auf dem ersten auf, etwa wenn die eingelesenen Einkaufspreise danach die Verkaufspreise auslösen.
Beispiele für typische erste Kandidaten stehen im Artikel 5 Abläufe rund um Weclapp, die niemand mehr von Hand machen sollte. Ob dafür KI nötig ist oder feste Regeln reichen, klärt KI ist nicht immer die Antwort.
Erzählen Sie mir, wo es hakt.
Im Erstgespräch schauen wir uns Ihren Ablauf an. Danach wissen Sie, ob Weclapp das schon kann oder was eine eigene Lösung kosten würde.