KI ist nicht immer die Antwort
KI kann Dokumente lesen, die jedes Mal anders aussehen. Für alles, was immer gleich aussieht, sind feste Regeln besser: schneller, günstiger und berechenbar.
Auf einen Blick
- KI lohnt sich bei Dokumenten und Texten, die jedes Mal anders aussehen
- Feste Regeln sind besser, wo die Daten immer gleich aufgebaut sind
- Oft ist die beste Lösung eine Kombination
- Jeder KI-Aufruf kostet, eine Regel nicht
Warum ich oft von KI abrate
KI steht heute auf fast jedem Produkt. Viele Anfragen beginnen deshalb mit: Können wir das mit KI machen? Meine ehrliche Antwort ist oft: Das geht, aber es geht auch einfacher.
Der Grund ist nicht, dass KI schlecht wäre. Sie ist für bestimmte Aufgaben hervorragend. Aber viele Abläufe rund um Weclapp brauchen keine Interpretation, sondern klare Regeln. Und eine Regel macht genau das, was sie soll, jedes Mal.
Wann KI echten Nutzen bringt
KI spielt ihre Stärke aus, wenn die Eingabe jedes Mal anders aussieht und ein Mensch sie heute liest und versteht:
Auftragsbestätigungen als PDF
Jeder Lieferant hat ein anderes Layout, andere Begriffe und andere Positionen. Hier liest die KI, was ein Mensch sonst lesen müsste.
Preislisten ohne Tabelle
Manche Lieferanten schicken Preise als PDF-Katalog statt als Tabelle. Die KI holt die Werte heraus.
Anfrage-Mails
Firma, Ansprechpartner und Wunsch stehen irgendwo im Freitext. Die KI erkennt sie und bereitet Kunde und Angebot vor.
Texte übersetzen und aufbereiten
Artikeltexte für mehrere Sprachen und Shops, einheitlich im Ton.
Wann feste Regeln besser sind
Viele Abläufe sind eindeutig. Dafür braucht es keine KI, sondern eine saubere Anbindung:
Preislisten als Excel oder DATANORM
Feste Spalten, festes Format. Eine Zuordnung von Spalte zu Feld reicht, ohne jede Unsicherheit.
Bestellungen aus dem Shop
Strukturierte Daten mit klaren Feldern. Sie gehen per Schnittstelle direkt als Auftrag nach Weclapp.
Kennzahlen und Berichte
Eine feste Abfrage in Weclapp, jede Woche zur gleichen Zeit, im gleichen Format.
Belege ablegen
Neue Rechnungen aus Weclapp nach festen Regeln in die richtigen Ordner der Ablage.
Das Schöne daran: Im selben Einkaufsprojekt laufen Excel- und DATANORM-Preislisten über Regeln und nur die PDF-Kataloge über KI.
Drei Fragen, bevor KI ins Spiel kommt
Lassen sich die Regeln aufschreiben?
Wenn Sie sagen können: Steht hier X, dann mache Y, braucht es keine KI.
Sehen die Daten immer gleich aus?
Tabellen, Exporte und Schnittstellen sind fast immer ein Fall für Regeln. Freitext, Mails und PDFs in wechselnden Layouts sind ein Fall für KI.
Was passiert bei einem Fehler?
Wo ein Fehler teuer wird, braucht es eine Prüfung. KI schlägt vor, ein Mensch oder eine Regel bestätigt.
Die beste Lösung ist oft eine Kombination
Beim Einlesen von Auftragsbestätigungen liest die KI das PDF. Ob das Ergebnis stimmt, prüfen danach feste Regeln: Gibt es die Bestellung in Weclapp, passen Artikel und Mengen, liegt der Preis im erwarteten Rahmen? Was eindeutig ist, wird eingetragen. Was nicht passt, geht mit dem Original daneben zur Prüfung an den Einkauf.
So bekommt man das Beste aus beiden Welten: die Flexibilität der KI beim Lesen und die Verlässlichkeit von Regeln beim Entscheiden.
Die Kostenfrage
Jeder KI-Aufruf kostet Geld, jedes Mal und dauerhaft. Eine Regel kostet einmal Entwicklung und läuft danach ohne laufende Kosten für die Verarbeitung. Bei wenigen Dokumenten im Monat spielt das kaum eine Rolle, bei Tausenden schon. Diese Rechnung gehört vor jede Entscheidung.
Wo KI zum Einsatz kommt, läuft sie DSGVO-konform über einen deutschen Anbieter in Rechenzentren in der EU. Mehr dazu auf der Seite KI für Weclapp.
Erzählen Sie mir, wo es hakt.
Im Erstgespräch schauen wir uns Ihren Ablauf an. Danach wissen Sie, ob Weclapp das schon kann oder was eine eigene Lösung kosten würde.