5 Abläufe rund um Weclapp, die niemand mehr von Hand machen sollte
Nicht die grossen Projekte fressen die meiste Zeit, sondern die kleinen Handgriffe, die jede Woche wiederkommen. Fünf davon, die sich rund um Weclapp lohnen.
Auf einen Blick
- Aus echten Projekten, nicht aus der Theorie
- Bei jedem Ablauf: was Weclapp schon selbst kann
- Fertige Shop-Anbindungen zählen nicht dazu, die bringt Weclapp mit
- Jede Lösung wird auf Ihren Betrieb angepasst
Woran man einen guten Kandidaten erkennt
Ein Ablauf lohnt sich für die Automatisierung, wenn er regelmässig vorkommt, immer ähnlich abläuft und heute jemand Daten von einem Ort an einen anderen überträgt. Die folgenden fünf erfüllen das in vielen Betrieben mit Weclapp.
Bewusst nicht dabei ist die Übernahme von Shop-Bestellungen: Für die gängigen Shopsysteme bringt Weclapp fertige Anbindungen mit. Wie man das Richtige zuerst angeht, steht im Artikel Weclapp automatisieren: wo anfangen?
1. Auftragsbestätigungen den Bestellungen zuordnen
Heute
Bestätigungen kommen als PDF ins Einkaufspostfach. Jemand öffnet sie, sucht die Bestellung in Weclapp, vergleicht Positionen und trägt Termin und Nummer ein.
Automatisiert
Eine KI liest die PDFs DSGVO-konform, Regeln gleichen sie mit der Bestellung ab. Was passt, wird eingetragen, Abweichungen gehen zur Prüfung.
Weclapp selbst liest keine PDFs von Lieferanten. Hier lohnt sich eine eigene Lösung.
2. Neue Einkaufspreise übernehmen
Heute
Lieferanten schicken neue Preislisten. Die Preise werden Artikel für Artikel in den Bezugsquellen geändert, oft verteilt auf Tage.
Automatisiert
Die Liste wird eingelesen, mit den bisherigen Preisen verglichen und nach Freigabe gesammelt in Weclapp geschrieben.
Der Import-Assistent von Weclapp kann Bezugsquellen und Preise übernehmen. Eine eigene Lösung lohnt sich bei vielen Lieferanten, wechselnden Formaten oder PDF-Listen.
3. Verkaufspreise kalkulieren
Heute
Nach jeder Preisänderung im Einkauf werden Verkaufspreise in einer Tabelle neu gerechnet und von Hand übertragen.
Automatisiert
Aus Einkaufspreis und Kalkulationssätzen je Warengruppe entstehen die Verkaufspreise für jeden Vertriebsweg und gehen direkt nach Weclapp.
Weclapp führt Preise je Vertriebsweg. Die Kalkulationslogik Ihres Betriebs baue ich daneben.
4. Kennzahlen, die einfach ankommen
Heute
Jemand zieht jede Woche Listen aus Weclapp, rechnet in Excel und schickt das Ergebnis per Mail herum.
Automatisiert
Die Abfrage läuft automatisch, zum Beispiel jeden Montag früh, und die Kennzahlen kommen als kurze Mail oder Excel an.
Für einfache Fälle genügen die Auswertungen in Weclapp. Automatisiert lohnt es sich, wenn Daten kombiniert oder regelmässig verschickt werden.
5. Rechnungen und Belege automatisch ablegen
Heute
Rechnungen werden aus Weclapp heruntergeladen und von Hand in die richtigen Ordner der Ablage sortiert, damit Buchhaltung und Geschäftsführung sie finden.
Automatisiert
Jede neue Rechnung landet als PDF automatisch geordnet in Ihrer Dokumentenablage, zum Beispiel nach Jahr, Monat und Firma.
Für den Steuerberater bringt Weclapp den DATEV-Export mit. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn Belege zusätzlich geordnet in Ihrer eigenen Ablage liegen sollen.
Erzählen Sie mir, wo es hakt.
Im Erstgespräch schauen wir uns Ihren Ablauf an. Danach wissen Sie, ob Weclapp das schon kann oder was eine eigene Lösung kosten würde.