Was ist Weclapp, und wie gelingt der Umstieg?
Weclapp bündelt Kunden, Artikel, Lager, Einkauf, Verkauf und Buchhaltung in einem System. Wer aus einem anderen Programm umsteigt, nimmt seine Daten mit, wenn die Reihenfolge stimmt.
Auf einen Blick
- Cloud-ERP der weclapp GmbH aus Kitzingen
- Daten laut Hersteller ausschliesslich in deutschen Rechenzentren
- Import-Assistent für Stamm- und Bewegungsdaten
- Buchhaltung zuerst einrichten, sie ist später bindend
Was Weclapp ist
Weclapp ist ein ERP-System aus der Cloud, also eine Software für die zentralen Abläufe eines Unternehmens, die im Browser läuft. Hersteller ist die weclapp GmbH mit Sitz in Kitzingen. Nach eigener Angabe liegen die Daten in mehreren Rechenzentren ausschliesslich in Deutschland.
In Weclapp arbeiten Vertrieb, Einkauf, Lager und Buchhaltung mit denselben Daten: Ein Angebot wird zum Auftrag, der Auftrag zur Lieferung und Rechnung, und alles landet in der Buchhaltung. Dazu kommen je nach Paket CRM, Projekte und Zeiterfassung, Lager und Produktion sowie Anbindungen an Onlineshops und Marktplätze.
Weclapp gibt es in mehreren Paketen, die sich nach Einsatzzweck unterscheiden: für den Einstieg, für Dienstleister, für Handel und Produktion sowie als Enterprise-Variante. Die aktuellen Pakete und Preise stehen auf der Preisseite von Weclapp, einen kostenlosen Test gibt es dort ebenfalls.
Welche Daten sich übernehmen lassen
Weclapp bringt einen Import-Assistenten mit einer eigenen Vorlage für jeden Datentyp mit. Laut Dokumentation lassen sich unter anderem übernehmen:
Kontakte
Kunden, Lieferanten, Interessenten und Ansprechpartner, auf Wunsch mit den bisherigen Kundennummern.
Artikel
Artikel, Warengruppen, Stücklisten, Bezugsquellen und Preise.
Bewegungsdaten
Aufträge, Einkaufs- und Verkaufsrechnungen, Verträge und Produktionsaufträge.
Einstellungen
Vertriebswege, Lagerplätze, Mindestbestände, Zusatzfelder und Übersetzungen.
In welcher Reihenfolge der Umstieg gelingt
Bestand aufnehmen
Welche Daten liegen im alten System, in welcher Qualität, und was wird in Weclapp wirklich gebraucht? Nicht jeder alte Beleg muss mit.
Buchhaltung zuerst einrichten
Gewinnermittlung und Kontenplan werden im Buchhaltungs-Assistenten festgelegt. Laut Weclapp ist diese Wahl bindend und lässt sich nur durch ein Zurücksetzen der Buchhaltung ändern. Klären Sie das deshalb vorher mit Ihrem Steuerberater (Dokumentation).
Grundwerte anlegen
Lagerplätze, Vertriebswege, Einheiten, Steuersätze und Zusatzfelder müssen in Weclapp existieren, bevor Daten sie verwenden können.
Bereinigen und probeweise importieren
Dubletten zusammenführen, Formate angleichen und die Daten zuerst in einer Testumgebung importieren. Fehler zeigt Weclapp zeilengenau in einer Protokolldatei.
Zum Stichtag übernehmen
Stammdaten und laufende Vorgänge gehen in den echten Mandanten. Anfangsbestände laufen über eine Inventur mit Lagerplatz und Bewertungspreis (Dokumentation), der Saldovortrag über den Import von Sachbuchungen.
Nachkontrollieren
Stichproben aus Kunden, Artikeln und Beständen gemeinsam prüfen, bevor das alte System abgeschaltet wird.
Typische Stolperfallen
Die meisten Probleme entstehen nicht in Weclapp, sondern in den Dateien, die aus dem alten System kommen. Diese Punkte nennt die Dokumentation:
Zeichensatz und Trennzeichen
Importdateien erwartet Weclapp im Zeichensatz ISO-8859-1 mit Semikolon als Trennzeichen, nicht in UTF-8.
Excel verändert Daten
Beim Öffnen formatiert Excel Spalten wie Telefonnummern oder Datumswerte um. Dateien sollten formatfrei geöffnet werden, auf dem Mac empfiehlt Weclapp LibreOffice.
Vorlage nicht verändern
Pflichtspalten stehen in Grossbuchstaben. Nicht benötigte Spalten bleiben leer, statt sie zu löschen.
Dubletten beim Aktualisieren
Wer bestehende Daten per Import aktualisiert, muss die Dublettenprüfung nutzen, sonst entstehen doppelte Datensätze.
Quellen: Zeichensatz, Excel, Import
Offene Posten und alte Belege
Offene Posten lassen sich beim Umstieg nur eingeschränkt übernehmen. Der Saldovortrag über Sachbuchungen erzeugt laut Dokumentation keine Verknüpfung zu Belegen, und offene Posten können darüber nicht ausgeglichen werden. Wie Sie die Übergangszeit lösen, etwa indem offene Rechnungen noch im alten System abgeschlossen werden, sollten Sie vorher mit Ihrer Buchhaltung festlegen.
Alte Angebote und Lieferscheine müssen meist nicht mit. Oft reicht es, das alte System für eine Weile zum Nachschauen zu behalten.
Onboarding von Weclapp, und wo ich helfe
Weclapp bietet eigene Onboarding-Pakete für Einrichtung und Schulung an. Ich kümmere mich um die Daten: Export aus dem alten System, Bereinigung, Probeimport und Übernahme zum Stichtag, auch ergänzend zum Onboarding. Wo der Import nicht reicht, etwa bei grossen Datenmengen, übernehme ich Daten über die Weclapp-Schnittstelle.
Sie möchten zu Weclapp wechseln? Ich helfe Ihnen, Ihre Daten aus dem alten System mitzunehmen.
Zur MigrationErzählen Sie mir, wo es hakt.
Im Erstgespräch schauen wir uns Ihren Ablauf an. Danach wissen Sie, ob Weclapp das schon kann oder was eine eigene Lösung kosten würde.