So bereiten Sie ein Weclapp-Projekt vor
Sie brauchen kein Lastenheft und kein technisches Wissen. Was hilft, ist eine klare Beschreibung Ihres Ablaufs, in normaler Sprache. Und eine ehrliche Antwort auf die Frage, ob er sich überhaupt lohnt.
Auf einen Blick
- Den Ablauf in normaler Sprache aufschreiben, mit den Ausnahmen
- Beschreiben, was sich ändern soll, nicht wie
- Mit einer Checkliste prüfen, ob sich die Automatisierung lohnt
- Technik und Schnittstellen sind meine Aufgabe, nicht Ihre
Je klarer das Problem, desto besser die Lösung
Je besser ein Projekt vorbereitet ist, desto mehr Zeit fliesst in die eigentliche Lösung statt in Rückfragen und Korrekturen. Das spart Ihnen Geld und macht das Ergebnis besser.
Was ich dafür von Ihnen brauche, ist kein technisches Dokument. Sie müssen weder Weclapp im Detail kennen noch Schnittstellen recherchieren. Sie müssen mir nur Ihr Problem erklären, und dafür helfen die folgenden Schritte.
Den Ablauf aufschreiben
Das Wichtigste: den betroffenen Ablauf so aufschreiben, wie er heute wirklich läuft. Kein Flussdiagramm, einfach ein paar Sätze. Zum Beispiel:
Bestellungen kommen per Mail als PDF. Der Innendienst prüft, ob der Kunde in Weclapp existiert, legt ihn sonst an, tippt die Positionen in einen neuen Auftrag und prüft die Verfügbarkeit. Ab einem bestimmten Betrag muss die Geschäftsleitung freigeben, bevor die Auftragsbestätigung rausgeht.
Das reicht. Daraus ergibt sich, welche Systeme beteiligt sind, wo Entscheidungen fallen und wo Automatisierung ansetzen kann.
Noch wertvoller sind die Ausnahmen: Was passiert, wenn die Bestellung unvollständig ist, der Artikel nicht am Lager ist oder der Kunde eine abweichende Lieferadresse will? Ausnahmen machen Abläufe kompliziert, und genau dort entscheiden wir gemeinsam, wie die Lösung damit umgeht.
Setzen Sie sich dafür mit der Person zusammen, die den Ablauf täglich macht. Sie kennt die echten Schritte und die Sonderfälle, die in keinem Handbuch stehen.
Beschreiben, was sich ändern soll
Die zweite Frage: Was ist heute das Problem, und was soll danach anders sein? «Wir wollen schneller Angebote schreiben» ist verständlich, aber zu vage. Ist die Kalkulation langsam, das Zusammensuchen der Daten oder das Erstellen des Dokuments?
Die Kalkulation eines Angebots dauert lange, weil die Einkaufspreise von Hand aus einer Excel-Liste nachgeschlagen werden, die nur einmal im Monat aktualisiert wird. Die Preise sollen aktuell in Weclapp stehen.
Aus dem ersten Satz lassen sich ein Dutzend Lösungen ableiten, aus dem zweiten genau eine. Hilfreiche Fragen dazu:
- Was genau dauert zu lange oder geht zu oft schief?
- Wie sähe der Ablauf aus, wenn alles perfekt liefe?
- Was wäre die kleinste Verbesserung, die sich schon lohnen würde?
- Was ist am Ende das Ergebnis: ein Datensatz in Weclapp, ein Dokument, eine Mail, eine Übersicht?
Wer und was beteiligt ist
Wer macht es heute?
Eine Person, ein Team, mehrere Abteilungen? Und wer bekommt das Ergebnis?
Womit arbeiten die Beteiligten?
Weclapp, Excel, Mail, Papier? Daran sehe ich, wo die Lösung andocken muss und was sich für die Leute ändert.
Welche Systeme sind im Spiel?
Eine einfache Liste genügt, etwa Weclapp, Shop, Mail-Programm, Excel-Listen auf dem Laufwerk.
Gibt es Vorbehalte?
Wer an seiner Tabelle hängt, braucht eine Lösung mit klarem Vorteil. Das bespreche ich lieber vorher.
Ein eigener Weclapp-Benutzer für mich spart Tage: Ich sehe sofort, wie Ihre Daten aussehen. Wo es ein Testsystem gibt, reicht mir das zunächst völlig.
Checkliste: Lohnt sich die Automatisierung?
Denken Sie an einen konkreten Ablauf und haken Sie ab, was zutrifft:
Die Checkliste läuft nur in Ihrem Browser. Es wird nichts gespeichert oder gesendet.
Budget und Zeitrahmen
Es hilft, wenn Sie sagen, was das Projekt ungefähr kosten darf und bis wann es laufen muss. Gibt es Abhängigkeiten, etwa eine Umstellung in Weclapp, einen neuen Shop oder eine Messe? Dann plane ich entsprechend.
Es ist völlig in Ordnung, keine Vorstellung zu haben. Dann mache ich einen Vorschlag, und Sie entscheiden. Einen ersten Anhaltspunkt geben die Pakete auf der Preisseite. Und wenn ein Termin zu eng ist, sage ich das lieber vorher als nachher.
Was Sie nicht tun müssen
Keine Technik vorschlagen
Beschreiben Sie das Problem, nicht die Lösung. Welche Technik passt, finde ich heraus.
Keine Diagramme zeichnen
Wenn Sie eins haben, schaue ich es gerne an. Voraussetzung ist es nicht.
Keine Schnittstellen recherchieren
Was Weclapp und Ihre anderen Systeme können, prüfe ich.
Kein Lastenheft schreiben
Für ein Projekt dieser Grösse reicht eine klare Beschreibung des Problems.
Erzählen Sie mir, wo es hakt.
Im Erstgespräch schauen wir uns Ihren Ablauf an. Danach wissen Sie, ob Weclapp das schon kann oder was eine eigene Lösung kosten würde.